Digitale Zeiterfassung mit dem Smartphone im Handwerk
In Handwerk und Dienstleistung sind sich alle einig, in der Digitalisierung und der Leistungserfassung via Smartphone liegt die Zukunft. Aber wie geht Digitalisierung im Handwerk ?
Welche Rolle spielt dabei die Zeiterfassung per Smartphone ?
In Dienstleistung und Handwerk müssen Leistungen erfasst werden, insbesondere die Zeiterfassung ist einer der wichtigsten Umsatzfaktoren. Hier entsteht traditionell sehr viel Schreibarbeit, und nicht zu Unrecht heißt es „wer schreibt der bleibt“. Aber das geht heute einfacher und schneller, effizienter via Smartphone – statt per Zettel. Umfassende Dokumentationen und Leistungsnachweise sind unerlässlich, aber dieser Aufwand führt zu erheblichem Zeitaufwand und einer Zettelwirtschaft, die das Handwerk von den Kernaufgaben ablenkt und zu viel ineffizient verbrachter Arbeitszeit führt – statt durch digitale Systeme, z. B. Zeiterfassung per Smartphone – Zeit und Kosten zu sparen.
Die herkömmliche Schreibarbeit kostet viel Geld, und führt bei kleineren Betrieben oft zu Büroarbeit nach Feierabend und am Wochenende. Aber was kann man dagegen tun ?
Fangen wir bezüglich der Leistungserfassung im Handwerk zunächst bei einem so wichtigen Einzelthema wie der Zeiterfassung an, denn Zeit ist eine der wichtigsten Grundlagen für die Einnahmen des Handwerkers. Von großer Bedeutung sind aber auch die Stundennachweise, Listen für das Mindestlohngesetz (MiLoG) und die Regiezettel für die Abrechnung gegenüber den Kunden. Alleine in diesem Bereich entsteht traditionell viel Schreibaufwand und eine Zettelwirtschaft mit im Handwerk oft sehr viel ineffizient verbrachter Arbeitszeit. Nicht nur dass diese geschrieben werden müssen, sie werden auch ausgewertet und zu Rechnungen verarbeitet.
Die Zeiterfassung spielt also eine ganz zentrale Rolle. In vielen Betrieben wird die Arbeitszeit per Stempeluhr erfasst, was aber unterwegs bei Kunden nicht möglich ist, denn dort sind logischer Weise keine Stempelgeräte des Betrieb installiert.
Was aber fast immer zum Kunden mitgenommen wird, ist das Smartphone des Handwerkers oder des Monteurs der eine Arbeit bei einem Kunden verrichtet.
Warum also nicht Zeiterfassung per Smartphone ?
Das Smartphone ist fast überall erreichbar, fast immer dabei – also „am Mann“ – und kann problemlos für diese Funktion verwendet werden.
Damit ist auch eine der geringsten Investitionen in die Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter verbunden, wenn diese statt Zettel schreiben zu müssen, einfach ihr Smartphone benutzen und Zeiten per Klick erfassen, denn durch die inzwischen fast selbstverständliche flächendeckende Verbreitung von Smartphones ist die Zeiterfassung per Smartphone einer der einfachsten Wege, um einen ersten oder zweiten Schritt in Richtung Digitalisierung zu unternehmen. Diese ist dadurch auch überall und nahezu an jedem Ort möglich, ohne dass Zettel geschrieben und später im Büro abgeschrieben werden müssen.
So können per Smartphone jederzeit innerhalb und außerhalb des Betriebes alle geleisteten Arbeitszeiten – und bei guten Systemen auch Materialien – lückenlos erfasst werden. Flexibel, jederzeit, überall, und Nichts geht mehr verloren, kein Zettel verschwindet mehr …
Und auch für den Ausnahmefall, dass einmal das Smartphone verloren gehen sollte, was wir niemandem wünschen, bleiben die per Smartphone erfassten Zeiten immer im System registriert.
Aber Vorsicht: Einfache Systeme erfassen die Zeit, aber ohne Systemintegration – die automatisiert sein sollte – muss man später dann wieder auswerten, abschreiben, übertragen, nachrechnen und macht dann das Ganze wirklich Sinn ?
Ja, denn weil es so einfach ist die Software zu nutzen, geht in der Regel keine abrechnungsfähige Zeit mehr verloren, auch wenn gerade mal kein Zettel oder kein Kugelschreiber zur Hand ist. Alles kann jederzeit immer erfasst werden, das Smartphone ist (fast) immer zur Hand. Alleine das bringt dem Handwerk Mehreinnahmen. Wer also auf Zeiterfassung per Smartphone setzt, der setzt auf mehr Ertrag, der setzt auf seine betriebliche Zukunft.
Deutlich besser und sicherlich auch wesentlich sinnvoller ist jedoch die integrierte Zeiterfassung per Smartphone mit Materialerfassung und Dokumentationssystem (Berichtswesen) in einem durchgängig digitalisierten System. Denn wenn nun schon das Smartphone zur Zeiterfassung eingesetzt wird und per Smartphone digitale Informationen über die beim Kunden geleisteten Einsatzzeiten vorhanden sind, so wäre es recht unsinnig, wenn man diese Informationen nicht auch direkt an ein System übermittelt, welches sie auswertet und in die nächsten Arbeitsschritte im Büro übernimmt. Am Ende dieser digitalisierten Zeiterfassung und Leistungserfassung werden zum Beispiel Arbeitszeitlisten als Nachweis für das Mindestlohngesetz (MiLoG) und Rechnungen automatisch vom System erstellt.
Die Zeiterfassung per Smartphone ist also nur ein erster Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung, einer der kleinen Schritte, jedoch mit großer Wirkung und Effizienz.
Ein bessere Lösung wäre die Zeiterfassung per Smartphone wenn diese Teil eines durchgängigen, gut durchdachten digitalen Gesamtsystems ist. Auch im Handwerk werden heutzutage flächendeckend Computer eingesetzt, anders wäre die meist umfangreiche Verwaltung auch bei kleinen Betrieben kaum noch zu bewältigen. Wenn nun also brauchbare Geräte vorhanden sind, so kann z. B. ein am Telefon erteilter Auftrag mit gleichem Aufwand – statt auf Zettel notiert – direkt in einem digitalen System erfasst werden. Das ist dann zeitlich kaum noch ein Unterschied, aber durch eine intelligente Benutzerführung vermeidet man dass wichtige Angaben vergessen werden, was mühsames Nachfragen erspart. Alleine das lohnt sich !
Um dann später im Einsatz via Smartphone die Zeiterfassung durchzuführen, wäre es anschließend sinnvoll, diesen Auftrag terminlich einzuplanen und Zeiten zu kalkulieren. Dabei teilt man Termine ein und genau an dieser Stelle entsteht nun die intelligente und logische Schnittstelle zur Zeiterfassung per Smartphone. Der für diese Aufgabe eingeteilte Kollege, der den Termin ausführt, erhält nun in seinem Kalender eine Zeitvorgabe. Er wählt den Termin per Klick an, tippt die Start-Taste und die tatsächliche Zeit wird spielend leicht erfasst. Mit einem Klick auf seinem Smartphone beginnt die Zeiterfassung und sobald er mit der Aufgabe fertig ist, tippt er die Stop-Taste. So einfach geht Zeiterfassung via Smartphone, mit zwei Klicks ist alles in Echtzeit erledigt. Ein intelligent programmiertes System sammelt nun aber nicht nur erfassten Zeiten, es generiert daraus im nächsten Schritt
automatisch die Listen für Arbeitszeitnachweise, ordnet dem jeweiligen Auftrag die verbrauchte Zeit zu und am Ende kann es sogar ganz automatisch die Rechnungen schreiben. So wird Zeiterfassung per Smartphone zum echten Gewinn für den Unternehmer in Handwerk und Dienstleistung.
Aber wie komme ich nun am besten ans Ziel ?
Wie nutze ich im Handwerk und im Bereich Dienstleistung zuerst die Vorteile der Zeiterfassung per Smartphone in Kosten und Wettbewerb ? Wer wird durch Digitalisierung besser und effizienter als die Konkurrenz ? Und ab wann und wie ?
Wie viel kostet das wenn wir das Handwerk Digitalisieren und die Zeiterfassung per Smartphone einführen wollen ?
Wann amortisieren sich im Handwerk die meist hohen Kosten der Anschaffung und Einführung von mobiler Zeiterfassung per Smartphone ?
Und wie gestalte ich in meinem Betriebe eine vernünftige, sinnvolle, nachhaltige und durchgängige Digitalisierung mit digitaler Leistungserfassung und Abrechnung ?
Wir haben darauf klare Antworten:
Die Kosten der Anschaffung der mobilen Zeiterfassung per Smartphone werden
sehr viel weniger sein als Sie in einem Handwerks-Betrieb in den ersten Monaten nach Einführung der Digitalisierung einsparen werden, das ist sicher !
Es gibt gute Einzelsysteme zwischen 2,- € und 5,- € je Smartphone im Monat.
Das perfekte Planungs- und Abrechnungssystem inkl. mobiler Zeiterfassung per Smartphone gibt es bereits ab ca. 7,- €* je Mitarbeiter monatlich *rabattiert, netto zzgl. MWSt.
Wenn nicht schon in den ersten Tagen – je nach Umgewöhnungsaufwand der Belegschaft – im 1. Monat, amortisiert sich der Einsatz der Zeiterfassung per Smartphone aller spätestens innerhalb von 1 – 2 Monaten !
Die mobile Zeiterfassung per Smartphone ist, wenn man das richtige System wählt, ein hervorragender Gewinn und – gemessen an den Preisen der besonders preiswerten aber guten Systeme – eine der besten Investitionen in Handwerk und Dienstleistung.
Sogar das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie BMWi fördert die Einführung von Digitalisierung in Handwerk und Dienstleistung, und auch die mobile Zeiterfassung per Smartphone. In erster Linie jedoch nur durch Zuschüsse zu den Kosten der Beratung bei der Auswahl von derartiger Digitaltechnologie. Dagegen müssen die finanziellen Aufwendungen der vergleichsweise hohen – oftmals für das Handwerk unerschwinglichen –Anschaffungskosten für größere, umfassende Techniken zur Digitalisierung in der Regel von den Betrieben selbst aufgebracht oder bankfinanziert werden. Es geht aber auch anders !
Die mobile Zeiterfassung per Smartphone muss nicht teuer sein !
Trotz Kosten, die Digitalisierung ist eine der wichtigsten Weichenstellungen für die Zukunftsfähigkeit in Handwerk und Dienstleistung und einer der wohl bedeutendsten Faktoren für zukünftigen betrieblichen Erfolg.
So wie das analoge Telefon mit Wählscheibe Vergangenheit ist, so werden sicherlich auch digitale Formate wie die mobile Zeiterfassung per Smartphone den Stundenzettel, Regieberichte, Material- und Verbrauchslisten, die handschriftlichen Stundenlisten etc. und die gesamte Zettelwirtschaft im Handwerk binnen kürzester Zeit ablösen (müssen).
Das Rennen im Wettbewerb macht derjenige, der es versteht sich auf die Zukunft rechtzeitig einzustellen. Es muss nicht unbedingt teuer sein, esgeht – wie man sieht – auch mit kleinen Investitionen und großem Effekt.
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